什么是流程再造與流程優化?流程再造與流程優化之間有什么區別與聯系?
流程再造,是企業對其管理工作及作業程序進行重新設計和構建的過程。流程再造常常伴隨著組織變革。許多企業都聽說“流程再造”是一個重新設計業務流程,并能大大提高作業效率的美妙故事,無不舉手贊同實施徹底更新作業流程的工作,往往過于迷戀于流程再造而忽視了可能帶來的風險。
流程優化,就是從企業管理中存在的問題出發,對業務流程進行分析和思考,為了提高企業的成本、質量、服務和速度,提高企業管理水平,對影響效率的關鍵流程進行改進和完善,而不進行體系性的流程更新。企業作業流程是員工長期積累的一套工作習慣,要快速、徹底地改變企業中所有員工的工作習慣是非常困難的,它已經超出了流程的技術范疇。因此,針對關鍵性的局部流程優化是一種震動小、逐步改變員工習慣、容易見效的管理改進方法。
流程優化與流程再造是相對的,流程優化是對已有流程的改進,流程再造是對新流程的再設計,選擇流程再造還是流程優化,這就取決于企業流程管理戰略的深度和方向。流程優化不僅僅是做正確的事情,還包括如何正確地完成它們。流程優化是一種戰略,通過業務流程的不斷發展、改進、優化來保持企業的競爭優勢。在工藝設計和實施過程中,應不斷對工藝進行改進,以達到最佳效果。對現有工作流進行梳理、完善和改進的過程稱為流程優化。
流程再造是企業綜合的管理改革,這將徹底顛覆企業以往的管理模式。它與傳統的管理在組織、思想和方法上都有所不同。至于企業是否需要流程再造取決于企業所處的發展階段及將要達到的目標。瀕臨破產的企業,必須選擇流程再造,否則可能是死路一條。這是被動選擇,也是無奈之舉。雄心勃勃的企業要超越同行,成為行業領導者,則會主動選擇流程再造,否則按部就班,無法實現超越目標。
如何判斷一個流程是需要優化還是需要再造?一個好的流程有九個特征:
(1)流程是否包括完整的5W2H(WHAT、HOW、WHY、WHEN、 WHERE、WHO 、HOW MUCH),流程相關的要素是否全面到位。
(2)流程是否包括大量有商業價值的規則。
(3)流程是否包括運作過程所需要的資源。
(4)流程是否包括運作過程所需要的信息和結果性的事實。
(5)流程是否有大量例外的處理考慮,即流程有正向處理和大量例外情況的處理原則。
(6)流程是否有核心的指導原則,這種指導原則是否有強大的生命力。
(7)流程是否在與組織、績效三者的匹配方面存在內在一致性。
(8)流程在多次運行過程中的結果具有相對的穩定性,比如流程運行時間的統計不但要看平均值,還要看方差。
(9)流程本身是否考慮到了基于不同業務分類的多樣化。 通過這些特征,我們可以在流程梳理過程中知道我們應當關注的重點是什么,我們才有可能做到一眼看過去就基本知道哪些流程做得好,將來會產生價值;哪些流程做得不好,可能在實際運用中困難重重。這些特征是判斷一個流程如何產生價值、運行過程的成本和可操作性的基礎。
總而言之,通過對流程優化和流程再造的學習研究,在今后的工作中轉變思維,加強流程管理工作,將組織結構的優化與流程的優化有效地結合起來,從而使內部流程順利運行。重新評估內部環節,確保企業的經營成功,從而提高團隊的核心競爭力,提高運營效率,促進企業的可持續發展。
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